1. Algemeen
Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van deze website en, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, als kader voor mijn dienstverlening als zelfstandig strateeg, programmamanager, facilitator en spreker. Per opdracht maken opdrachtgever en ik aanvullende afspraken in een offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst; die gaan bij strijdigheid vóór deze algemene bepalingen. Op deze voorwaarden en mijn dienstverlening is Nederlands recht van toepassing.
2. Opdrachten en betaling
- Een opdracht komt tot stand na schriftelijke bevestiging (e-mail volstaat) van een offerte of voorstel, waarin scope, tarief en planning zijn vastgelegd.
- Tenzij anders afgesproken factureer ik maandelijks op basis van werkelijk bestede uren, met een urenspecificatie. Genoemde tarieven zijn exclusief btw.
- De betaaltermijn is 30 dagen na factuurdatum. Bij overschrijding geldt de wettelijke handelsrente en kan ik het werk opschorten na voorafgaande melding.
- Geplande sessies, workshops of optredens kunnen tot vijf werkdagen vooraf kosteloos worden verzet. Bij latere annulering kan ik de al bestede voorbereidingstijd in rekening brengen.
- Meerwerk buiten de afgesproken scope stem ik altijd eerst af voordat ik het uitvoer en factureer.
3. Website, beeld en informatie
- De inhoud van deze website is met zorg samengesteld, maar is algemeen en informatief van aard. Aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend.
- Genoemde projecten en resultaten beschrijven werk in een specifieke context; ze vormen geen garantie voor uitkomsten in andere situaties.
- Op deze website staan foto's van events en werksessies. Die beelden gebruik ik met toestemming, maar het eigendom en auteursrecht ligt soms bij de fotograaf of de organiserende partij; hergebruik van beeld van deze site is daarom alleen mogelijk na overleg. Sta je herkenbaar op een foto en heb je dat liever niet, laat het me weten en dan verwijder ik hem.
- Op mijn eigen teksten en het ontwerp van deze website rust intellectueel eigendom. Delen met bronvermelding mag, overnemen voor commercieel gebruik alleen na overleg.
- Deze website kan links naar externe websites bevatten. Voor de inhoud en het privacybeleid daarvan ben ik niet verantwoordelijk.
4. Advies en aansprakelijkheid
- Mijn advies is een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting. Ik adviseer naar beste kunnen en op basis van de informatie die op dat moment beschikbaar is; besluiten en de gevolgen daarvan blijven bij de opdrachtgever.
- Aan gesprekken, presentaties, sessies en publicaties (waaronder opiniestukken en LinkedIn-berichten) kunnen geen rechten worden ontleend. Ik geef geen juridisch, fiscaal of financieel advies.
- Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht is gefactureerd en betaald, en strekt zich niet uit tot indirecte schade of gevolgschade, behoudens opzet of grove schuld.
5. Vertrouwelijkheid en naamsvermelding
- Inhoudelijke informatie van opdrachtgevers behandel ik vertrouwelijk, tijdens én na de opdracht. Waar gewenst werk ik onder aanvullende geheimhoudingsafspraken.
- Na afloop van een opdracht noem ik de naam van de opdrachtgever en de aard van het werk als referentie, bijvoorbeeld op deze website of op LinkedIn, tenzij we daarover andere afspraken maken. Liever niet vermeld worden kan dus altijd; geef het aan bij de start of gedurende de opdracht.
- Inhoudelijke details, cijfers en interne stukken deel ik nooit zonder expliciete toestemming, ook niet als de naam van de opdrachtgever wel genoemd wordt.
6. Privacy
- Deze website gebruikt geen tracking, analytics of advertentiecookies. Er is geen cookiebanner omdat er niets te accepteren valt.
- Mail je me, dan gebruik ik je gegevens alleen voor onze correspondentie en eventuele samenwerking, en deel ik ze niet met derden voor commerciële doeleinden.
- In mijn werk verwerk ik contactgegevens en gespreksinformatie zorgvuldig en dataminimaal; zie ook hoofdstuk 7 over AI-tools. Wil je weten welke gegevens ik van je heb, of wil je dat ik ze verwijder, mail me dan gerust.
7. Hoe ik AI gebruik
AI is een vast onderdeel van mijn werkpraktijk, en per 2 augustus 2026 gelden onder de Europese AI-verordening (AI Act) transparantieverplichtingen voor het gebruik ervan. Met dit hoofdstuk geef ik daar invulling aan. Onder de AI Act ben ik gebruiksverantwoordelijke (deployer), geen aanbieder; de tools die ik gebruik vallen in de laagste risicocategorie. Naast dit publieke overzicht houd ik intern een uitgebreider AI-toolregister bij, dat opdrachtgevers op verzoek kunnen inzien.
7.1 Mijn uitgangspunt, mens - AI - mens
Ik werk volgens een vast principe. Het begint bij mijn eigen denkwerk, dan zet ik AI in om dat denkwerk te versterken en aan te scherpen, en het eindigt altijd weer bij mij. AI is bij mij versterkend aan het denkproces en nooit een vervanging ervan. Analyses, adviezen en teksten die mijn naam dragen zijn door mij beoordeeld en waar nodig herschreven, en ik blijf volledig verantwoordelijk voor de kwaliteit. Fouten van een tool zijn dus geen excuus; spreek mij erop aan.
7.2 Welke tools en waarvoor
- Claude (Anthropic) · Voor het aanscherpen van denkwerk en teksten, analyse en samenvatting van (project)informatie, en het organiseren van mijn eigen werkprocessen.
- Fireflies · Voor het opnemen, transcriberen en samenvatten van werkgesprekken, zodat ik aanwezig kan zijn in het gesprek in plaats van in mijn aantekeningen. Bij de eerste keer vraag ik deelnemers om toestemming, en opnemen kan altijd geweigerd worden; vertrouwelijke of besloten gesprekken neem ik niet op.
- Ondersteunend · Daarnaast gebruik ik gangbare tools met AI-functies voor ontwerp en gestructureerde gegevens (zoals Canva en Airtable). AI-gegenereerd beeld houd ik als zodanig herkenbaar waar dat relevant is.
7.3 Hoe ik met (gevoelige) informatie omga
- Ik werk uitsluitend met betaalde (pro-)abonnementen en heb ingesteld dat mijn gegevens niet worden gebruikt voor het trainen van AI-modellen.
- Ik pas dataminimalisatie toe. Zo min mogelijk persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie in AI-tools, geanonimiseerd waar dat kan, en écht vertrouwelijke stukken blijven buiten AI.
- Ik geef AI-tools gerichte, afgebakende taken met alleen de informatie die daarvoor nodig is, in plaats van doorlopende toegang tot alles.
- Waar verwerking buiten de EU plaatsvindt, gebeurt dat onder de daarvoor geldende waarborgen (zoals standaardcontractbepalingen); waar een EU-optie beschikbaar en passend is, kies ik die. Transcripten en opnames verwijder ik zodra ze niet meer nodig zijn.
- Heeft een opdrachtgever eigen AI- of privacybeleid, dan volg ik dat. Afwijkende afspraken over AI-gebruik binnen een opdracht maak ik graag vooraf.
8. Vragen
Vragen over deze voorwaarden, mijn AI-gebruik of hoe ik met jouw gegevens omga? Ik licht het graag toe via info@roxannevanrijn.com.
Versie 1.0, in werking getreden op 31 juli 2026. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met datum en versienummer.
1. General
These terms apply to the use of this website and, unless agreed otherwise in writing, as the framework for my services as an independent strategist, programme manager, facilitator and speaker. For each assignment, the client and I make additional agreements in a proposal, confirmation or contract; in case of conflict, those take precedence. These terms and my services are governed by Dutch law.
2. Assignments and payment
- An assignment is established after written confirmation (e-mail suffices) of a proposal, setting out scope, rate and planning.
- Unless agreed otherwise, I invoice monthly based on hours actually worked, with a specification. Rates quoted are exclusive of VAT.
- The payment term is 30 days from the invoice date. In case of late payment, statutory commercial interest applies and I may suspend work after prior notice.
- Scheduled sessions, workshops or speaking engagements can be rescheduled free of charge up to five working days in advance. For later cancellations I may invoice preparation time already spent.
- Work beyond the agreed scope is always discussed before I carry it out and invoice it.
3. Website, imagery and information
- The content of this website has been put together with care, but is general and informative in nature. No rights can be derived from it.
- Projects and results mentioned describe work in a specific context; they are no guarantee of outcomes in other situations.
- This website shows photographs of events and working sessions. I use these images with permission, but ownership and copyright sometimes rest with the photographer or the organising party; reuse of imagery from this site is therefore only possible after consultation. If you appear recognisably in a photo and would rather not, let me know and I will remove it.
- My own texts and the design of this website are protected by intellectual property rights. Sharing with attribution is fine; commercial reuse only after consultation.
- This website may contain links to external websites. I am not responsible for their content or privacy policies.
4. Advice and liability
- My advice is an obligation of best efforts, not of result. I advise to the best of my ability based on the information available at the time; decisions and their consequences remain with the client.
- No rights can be derived from conversations, presentations, sessions or publications (including opinion pieces and LinkedIn posts). I do not provide legal, tax or financial advice.
- Any liability is limited to the amount invoiced and paid for the assignment concerned, and does not extend to indirect or consequential damages, except in cases of intent or gross negligence.
5. Confidentiality and references
- I treat clients' substantive information as confidential, during and after the assignment. Where desired, I work under additional confidentiality agreements.
- After an assignment ends, I mention the client's name and the nature of the work as a reference, for example on this website or on LinkedIn, unless we agree otherwise. Preferring not to be mentioned is always an option; just say so at the start of or during the assignment.
- Substantive details, figures and internal documents are never shared without explicit permission, even when the client's name is mentioned.
6. Privacy
- This website uses no tracking, analytics or advertising cookies. There is no cookie banner because there is nothing to accept.
- If you e-mail me, I use your details only for our correspondence and possible collaboration, and I do not share them with third parties for commercial purposes.
- In my work I handle contact details and meeting information carefully and with data minimisation; see also chapter 7 on AI tools. If you want to know what data I hold about you, or want it deleted, just e-mail me.
7. How I use AI
AI is a regular part of my working practice, and from 2 August 2026 the European AI Act imposes transparency obligations on its use. This chapter is how I meet them. Under the AI Act I am a deployer, not a provider; the tools I use fall into the lowest risk category. Alongside this public overview I keep a more detailed internal AI tool register, which clients can review on request.
7.1 My principle, human - AI - human
I work by a fixed principle. It starts with my own thinking, then I use AI to strengthen and sharpen that thinking, and it always ends with me. For me, AI amplifies the thinking process and never replaces it. Analyses, advice and texts that carry my name have been reviewed and where needed rewritten by me, and I remain fully responsible for their quality. A tool's mistakes are no excuse; hold me to it.
7.2 Which tools, and what for
- Claude (Anthropic) · For sharpening thinking and writing, analysis and summarising of (project) information, and organising my own working processes.
- Fireflies · For recording, transcribing and summarising work conversations, so I can be present in the conversation instead of in my notes. The first time, I ask participants for consent, and recording can always be declined; I do not record confidential or off-the-record conversations.
- Supporting · I also use mainstream tools with AI features for design and structured data (such as Canva and Airtable). Where relevant, I keep AI-generated imagery recognisable as such.
7.3 How I handle (sensitive) information
- I work exclusively on paid (pro) subscriptions and have configured my data not to be used for training AI models.
- I apply data minimisation. As little personal and confidential information in AI tools as possible, anonymised where I can, and truly confidential documents stay out of AI altogether.
- I give AI tools focused, sandboxed tasks with only the information needed for that task, rather than standing access to everything.
- Where processing takes place outside the EU, it does so under the applicable safeguards (such as standard contractual clauses); where an EU option is available and suitable, I choose it. I delete transcripts and recordings once they are no longer needed.
- If a client has its own AI or privacy policy, I follow it. I am happy to agree on specific arrangements for AI use within an assignment up front.
8. Questions
Questions about these terms, my use of AI or how I handle your data? I am happy to explain via info@roxannevanrijn.com.
Version 1.0, effective 31 July 2026. Changes are published on this page with date and version number. The Dutch version prevails in case of differences.